Je dois vous avouer que je déteste les mails. 3 principaux conseils pour gagner du temps et donc de l'efficacité.

1 - Ne regarder sa boite mail que 3 fois par jour

Le meilleur conseil que l'on pourrait apporter serait le suivant. Quand on travaille en entreprise, il est obligatoire d’avoir constamment sa boite mail ouverte. Ce système n'est pas très judicieux Dès que l'on voit un mail arriver, c’est presque un tic, il faut l’ouvrir ! Parfait pour la concentration…

Petit conseil pour consulter ses mails : le matin vers 10h (après avoir déjà travaillé), après le déjeuner et en fin d’après-midi pour clôturer la journée. On y gagne beaucoup plus en concentration et en productivité. En cas d’extrême urgence, nous sommes joignable par téléphone. Dans “La semaine de 4 heures”, Timothy Ferriss conseille de programmer un mail automatique expliquant ce moyen de fonctionnement. De cette manière, les personnes qui vous envoient un mail savent quand elles auront une réponse de votre part rapidement.

2 - Traiter ses e-mails par sessions

Après avoir regardé vos emails, il faut bien sûr les traiter. De manière générale, quand on lit un nouveau mail, on le range tout de suite dans le bon dossier et on lui attribue un drapeau. Chaque drapeau de couleur à son degré d’importance. Rouge = répondre aujourd’hui; Orange = sujet à suivre mais ne nécessite pas de réponse directe de ma part; Gris = à lire dans la semaine.

Si le mail prend moins de deux minutes pour être lu/répondu/envoyé, on  le fait directement. Les mails qui prennent plus de temps dans leur réponse reçoivent donc le drapeau rouge. On s'occupe de cela, en une fois, à la fin de journée. C'est beaucoup plus efficace de répondre à tous mes mails en une fois. N'est-ce pas ?

3 - Nettoyer sa boite

Faite le tri régulièrement dans votre boite. Vous ne vous en rendez peut-être pas compte, mais vous êtes forcement abonnés à un tas de listes et de newsletters qui vous ne servent pas/plus. Désinscrivez-vous de tous ces e-mails qui ne vous apportent rien. Le plus simple et de passer par le site unroll.me. Il vous permet de visualiser toutes les newsletters dont vous êtes inscrits et de les supprimer si besoin. Autre option très intéressante du site : créer votre propre “roll-up”. Vous allez pouvoir décider quand recevoir les newsletters dont vous conserverez l’inscription. Exemple, je suis inscrits sur beaucoup de sites parlant de l’actualité du Big Data, du Cloud, ... Je reçois désormais ces mails uniquement le soir et je ne suis pas dérangé de la journée. .....