Dans cet article je vais vous présenter le logiciel gratuit Galette qui est, en réalité, une application web permettant de gérer de manière simple, mais efficace, son association. Le site internet sur lequel vous pouvez télécharger Galette est http://galette.tuxfamily.org/dc/index.php/pages/%C3%80-propos.

Une fois installé, nous pouvons commencer son utilisation et sa présentation. Voici le tableau de bord général :

Ce programme dispose de nombreuses fonctionnalités qui vont vous faciliter la gestion de votre association :

• Calcul de l’échéance des adhésions
• Mailings adhérents
• Édition d’étiquettes (pour envois postaux)
• Fiches adhérents avec photo (facultative)
• Chaque adhérent peut modifier sa fiche
• Filtres d’affichage multi-critères
• Multilingue
• Plugings
• Etc..

Pour que vous puissiez commencer à enregistrer vos premiers adhérents, nous allons paramétrer l’application avec les informations de votre association.

Dans la barre du menu « Applications », sous-menu « Gestion », vous trouverez « Galette ». Il va vous apparaitre l’écran suivant :

Sur le coté gauche, dans la barre de menu, sélectionnez « Configuration ». Le menu suivant va apparaître :

Le menu « Préférences » affiche une page comportant une série d’onglets.
Le premier (onglet « Général ») vous demande de renseigner des informations générales concernant votre association (nom, adresse, etc.).

L’onglet « Réseaux sociaux » vous demande de renseigner vos informations concernant Facebook, Google, Twitter, etc.
L’onglet « Paramêtres » concerne la langue d’affichage, le nombre de lignes par pages, etc.
Attention, vous devez renseigner soit la « durée d’adhésion par défaut » (en nombre de mois) soit la « date de début d’exercice ».

L’onglet « Paramètres courriel » renseigne les informations concernant l’envoi d’e-mail. Vous choisirez la méthode d’envoi de courriel selon vos possibilités.

L’onglet « Etiquettes » vous permet de paramétrer la génération des étiquettes destinées aux envois postaux.

L’onglet « Cartes » est destiné à la génération d’une carte où sont localisé les adhérents.
L’onglet « Administrateur » permet de changer le mot de passe de l’administrateur.

Dans le menu « Configurations », cliquez sur « Personnaliser les champs ». Cet écran va vous permettre de sélectionner les champs (par exemple : nom, prénom, adresse, etc.) que vous souhaitez voir renseigner pour chaque adhérent.

Le moins que l’on puisse dire est que l’application est extrêmement complète. Je ne pourrais malheureusement pas vous montrer toutes les possibilités puisque celles-ci sont nombreuses, il faudra que vous observiez par vous-même, mais je pense que vous trouverez votre bonheur.

Si jamais vous ne trouviez pas ce que vous cherchiez, n’oubliez pas de consulter les différents plug-ins qu’il est possible d’ajouter.

Nous allons donc faire un rapide tour du propriétaire. La première catégorie intéressante à consulter est la configuration, en bas dans le menu de gauche. Ainsi, nous pouvons insérer une description de notre association qui sera utilisée sur la page d’accueil et dans les titres.

Les préférences vous permettront également de renseigner une quantité d’autres renseignements comme :

• Vos comptes sur les réseaux sociaux
• Différents paramètres pratiques (durée adhésion, date début exercice…)
• Les paramètres de vos courriels
• Créer des étiquettes et même des cartes de visite
  
  

Il est également possible de mettre en place plusieurs statuts dans l’organigramme de l’association par le biais de l’option gestion des statuts :

Les statuts que nous avons vus ci-dessus vont nous servir pour créer un adhérent comme nous pouvons le voir sur la capture ci-dessous.

Vous pouvez ainsi créer un grand nombre d’adhérents selon leurs rôles dans l’association, une liste s’affichera pour indiquer tous les adhérents de l’association, effectuer des recherches sur ceux-ci ou même l’exporter en CSV.

Vous pouvez donc attribuer des droits aux différents adhérents de l’association, ceux-ci pourront leur servir pour effectuer des actions dans l’application Galette (créer / modifier cotisation, créer / modifier adhérents…).

Une fonction de mailing très intéressante vous permet d’adresser en quelques clics les dernières informations de l’association, par exemple un évènement ou annoncer l'arrivee d'un nouvel arrivant. Pour paramétrer l’envoi, il suffit d’aller sur l’onglet préférence dans le menu de gauche puis sur l’onglet courriel de la fenêtre qui apparaîtra. Vous avez ensuite les différents champs à renseigner.

Une fois paramétré, vous pouvez créer des messages automatiques spécifiques à plusieurs actions, par exemple pour un nouvel adhérant, des nouvelles cotisations… tout ceci dans le menu configuration -> Gestion des courriels. Mais, il est également possible de créer des newsletters de A à Z dans le menu Navigation -> Gestion des E-mailings.

Il est possible de choisir dans la liste des membres, ceux qui devront ou non recevoir la newsletter, le résultat pourrait être le suivant :

Galette permet un grand nombre d’autres choses, vous pouvez par exemple gérer la trésorerie en fonction des cotisations, dons, partenariats… Vous pouvez observer par le biais de graphiques les types d’adhérents en fonction de leurs statuts ou de leurs statuts d’adhésions (sont-ils à jour, sont-ils exonérés…). Vous pouvez créer des pages publiques avec le trombinoscope de l’association ou la liste des membres. Bref, je passe sur beaucoup de fonctions vraiment intéressantes puisque la liste est longue. Si jamais vous ne trouviez pas votre bonheur, il existe même des plug-ins qui permettent d’étendre les fonctions de Galette ou de les adapter à des besoins spécifiques. (Location, gestion d'aérodrome, véhicule, ...).

Pour plus de renseignements, merci de me contacter par l'intermédiaire du formulaire contact. (plus haut).